Je weekplanning maken

De planning is het hart van Cadens. Hier zie je in één oogopslag wat je wanneer en waar doet.

Week- en dagweergave

Je planning heeft twee weergaven:

• Weekweergave — alle dagen van de week naast elkaar, met je lessen als kaartjes op de juiste tijd
• Dagweergave — één dag uitvergroot, handig als je veel lessen op een dag hebt

Schakel tussen de twee met de knoppen bovenaan. In de weekweergave kun je ook op een dagheader klikken om direct naar die dag te springen.

Navigeer door de weken met de pijltjes, of spring naar vandaag met de Vandaag-knop.

Een les plannen

Er zijn meerdere manieren om een les in te plannen:

Via de planning

1. Klik op Nieuwe les bovenaan de planning
2. Kies het lestype: "Privéles" of "Groepsles"
3. Bij Privéles: selecteer de leerling
4. Bij Groepsles: selecteer de groep. Alle actieve groepen worden getoond, ongeacht het groepstype.
5. Kies de locatie
6. Stel datum en starttijd in
7. De duur wordt automatisch ingevuld op basis van de leerling of groep, maar je kunt dit aanpassen
8. Klik op Opslaan

Via een leerling of groep (snelactie)

Op de leerlingen- of groepenpagina zie je bij elke rij een Plan les-knop. Hiermee open je direct het planningsformulier met de leerling of groep al ingevuld.

Geen dubbele boekingen

Cadens controleert automatisch of er geen overlap is met bestaande lessen. Als je een les plant op een tijdstip waar je al een andere les hebt, krijg je een waarschuwing en wordt de les niet opgeslagen. Lessen mogen wel direct op elkaar aansluiten — als een les eindigt om 14:00 mag de volgende om 14:00 beginnen.

Kleuren in je planning

Elke les in je weekoverzicht heeft een kleur die je helpt om snel te zien wat voor type les het is:

• Privélessen krijgen de kleur die je bij de leerling hebt ingesteld
• Groepslessen krijgen de kleur die je bij de groep hebt ingesteld. Als je geen kleur op de groep hebt gezet, wordt de kleur van het groepstype gebruikt.

Je kunt de standaardkleuren per groepstype instellen via Instellingen → Groepstypes, en per groep overschrijven via het kleurveld op de groep.

Leskaarten

Elke les verschijnt als een kaartje in je planning. Op het kaartje zie je:

• De naam van de leerling of groep
• De tijd (start – eind)
• De locatie
• Een gekleurde rand die het lestype aangeeft (privé, groep, orkest, schoolklas)

Bij groepslessen met helpers toont de leskaart ook een telling van leden en helpers, bijvoorbeeld "12 leden · 3/4 Vrijwilligers". Zo zie je in één oogopslag of er genoeg hulp aanwezig is.

Lessen die als "gedaan" zijn gemarkeerd worden iets transparanter weergegeven met een groen bolletje. Geannuleerde lessen worden sterk gedempt getoond met een gestreepte rand.

Mobiel dashboard

Op je telefoon opent Cadens met het mobiele dashboard — een volledig dagschema met snelle acties om lessen af te ronden, huiswerk te mailen en presentie bij te houden. Het mobiele dashboard heeft een eigen pagina in deze handleiding: Mobiel dashboard.

Een les openen

Klik op een leskaart om de details te openen. In het detailvenster kun je:

• De status wijzigen (gepland → gedaan, of annuleren)
• Notities toevoegen (wat heb je gedaan, huiswerk). Let op: bij groepslessen met een publieke repetitiepagina verschijnen notities ook op die pagina — handig voor berichten aan je orkest- of koorleden.
• Huiswerk mailen naar de leerling
• De aanwezigheid bijhouden (bij groepslessen — zie hieronder)
• De les verplaatsen naar een ander tijdstip of andere dag
• Duur, locatie of opmerking aanpassen via inline editing

Aanwezigheid bijhouden (groepslessen)

Bij groepslessen zie je in het lesdetailvenster de volledige deelnemerslijst. Per lid kun je de aanwezigheid instellen met dezelfde knoppen als op mobiel: aanwezig, afwezig, of niet ingevuld. Dit werkt op zowel desktop als je telefoon.

Een handige workflow als het merendeel van je groep er is:

1. Markeer eerst de afwezige leden
2. Klik dan op Iedereen aanwezig — alle leden die je nog niet hebt gemarkeerd worden in één keer als aanwezig geregistreerd

Dit scheelt een hoop klikken bij een groot orkest of koor. De knop "Iedereen aanwezig" verschijnt zodra er nog ongemarkeerde leden zijn.

Helperaanwezigheid

Als een groep helpers heeft, toont het lesdetailscherm een aparte sectie voor de helperaanwezigheid. Per helper kun je kiezen uit:

• Aanwezig — de helper is er
• Afwezig — de helper is er niet
• Verontschuldigd — de helper heeft zich afgemeld

De telling op de leskaart wordt automatisch bijgewerkt.

Materialen bij een les

Reis je van locatie naar locatie en moet je materialen meenemen? Je kunt per les vastleggen welke spullen je nodig hebt. Denk aan bladmuziek, instrumenten, versterkers, methodes — alles wat je anders vergeet.

Materialen toevoegen

1. Open een les in je planning (klik op de leskaart)
2. Klap de sectie Materialen open
3. Typ een item in het tekstveld (bijv. "Partituren concert")
4. Druk op Enter of klik op Voeg toe
5. Herhaal voor elk item

Materialen verschijnen als chips die je individueel kunt verwijderen met het ×-kruisje.

Materialen bij een lessenreeks

Maak je een lessenreeks aan? Dan kun je materialen invullen die automatisch naar elke les in de reeks worden gekopieerd. Per les kun je de materialen daarna individueel aanpassen.

Wijzig je materialen op een les die deel uitmaakt van een reeks? Dan krijg je dezelfde keuze als bij andere wijzigingen: "Alleen deze les", "Deze en toekomstige lessen", of "Alle lessen in de reeks".

Materialen op het dashboard

De materialen die je invult verschijnen op het Mijn dag dashboard als afvinkbare checklist. Zo kun je 's ochtends snel zien wat je moet inpakken.

Afgeronde lessen

Bij lessen die al zijn afgerond verschijnen materialen als een simpele lijst (niet meer bewerkbaar). Bij lessen zonder materialen wordt de sectie niet getoond.

Een les verplaatsen

Open de les en klik op Verplaatsen. Je kunt dan een nieuwe datum, tijd en eventueel een andere duur instellen. Cadens controleert ook hier op overlap.

Als de les onderdeel is van een lessenreeks, kun je kiezen of je alleen deze les of de hele reeks wilt verplaatsen.

Een les annuleren

Open de les en klik op Annuleren. De les wordt niet verwijderd maar krijgt de status "geannuleerd". Geannuleerde lessen:

• Blijven zichtbaar in je planning (gedempt)
• Tellen niet mee in rapportages
• Worden genegeerd bij overlap-controle
• Kunnen weer heropend worden als dat nodig is

Een les verwijderen

Soms maak je per ongeluk een les aan die er niet had moeten zijn — verkeerd tijdstip, verkeerde leerling, of een testles. In dat geval kun je de les verwijderen zodat die helemaal uit alle overzichten verdwijnt.

Open de les en klik op Verwijderen. Je wordt gevraagd om te bevestigen — verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.

Goed om te weten:

• Je kunt alleen geplande en geannuleerde lessen verwijderen. Afgeronde lessen ("gedaan") zijn onderdeel van je administratie en kunnen niet worden verwijderd.
• Als de les onderdeel is van een lessenreeks, kun je kiezen: alleen deze les verwijderen, of deze én alle toekomstige geplande lessen in de reeks.
• Verwijderde lessen verdwijnen uit je planning, rapportages, lesoverzichten en het pakketoverzicht. Het tijdslot komt ook weer vrij voor nieuwe lessen.

Lessen markeren als gedaan

Na afloop van een les open je het lesdetailvenster en klik je op Gedaan. Dit is een snelle actie van drie klikken: les openen → gedaan markeren → eventueel notities toevoegen en huiswerk mailen.

Volgende stap

Je kunt nu lessen plannen en beheren op desktop. In de volgende pagina leer je over Mijn dag — het dashboard voor je dagelijkse materialenlijst en lesoverzicht.