Rapportage en facturatie

Cadens is geen facturatieprogramma — maar het levert je wél de gegevens die je nodig hebt om snel en nauwkeurig te factureren. De maandrapportage geeft je per opdrachtgever een overzicht van alle gegeven lessen.

Maandrapportage

Een rapport genereren

1. Ga naar Rapportage in het menu
2. Selecteer de maand waarvoor je een rapport wilt
3. Selecteer de opdrachtgever
4. Het rapport wordt direct getoond

Het rapport toont per les:

• Datum
• Leerling of groep
• Type les
• Duur
• Locatie
• Opmerkingen

Onderaan zie je de totalen: aantal lessen, totale duur, en als je facturatiegegevens hebt ingesteld ook het totaalbedrag.

Groepslessen in het rapport tonen het groepstype (bijv. "Orkest", "Dansgroep") zoals je dat hebt ingesteld. Als je zelf groepstypes hebt aangemaakt of hernooemd, worden die namen ook in de rapportage gebruikt.

Niet in rapportages: helpers en materialen verschijnen niet in de maandrapportage. Helpers zijn operationeel (heb ik genoeg hulp?), niet administratief. Materialen zijn voorbereidingsgegevens, geen lesverslag.

Wat telt mee?

• Alleen lessen met de status gedaan tellen mee in de totalen
• Geannuleerde lessen zijn wel zichtbaar in het rapport maar tellen niet mee
• Geplande lessen die nog niet als "gedaan" zijn gemarkeerd verschijnen niet

Kolommen aanpassen

Je kunt de kolommen in het rapport aanpassen:

• Kolommen aan- of uitzetten
• De volgorde wijzigen door kolommen te verslepen

Deze instellingen worden per opdrachtgever onthouden.

Rapportage-instellingen per opdrachtgever

Elke opdrachtgever kan een andere factuurlayout nodig hebben. Daarom kun je per opdrachtgever precies instellen welke kolommen zichtbaar zijn en in welke volgorde ze staan. Dit geldt voor zowel de tabel in Cadens als de CSV- en PDF-export.

Je vindt de rapportage-instellingen op de pagina van de opdrachtgever:

1. Ga naar Opdrachtgevers en open een opdrachtgever
2. Scroll naar de sectie Rapportage-instellingen
3. Hier kun je:
   • Kolommen aan- of uitzetten met de checkboxen
   • Kolommen herschikken door ze te verslepen (drag-and-drop via het ⠿ handgreepje)
   • Geannuleerde lessen tonen aan- of uitzetten — handig als een opdrachtgever die niet wil zien
   • Samenvatting tonen aan- of uitzetten — de totalen onderaan het rapport
4. Klik op Opslaan

De beschikbare kolommen zijn: Datum, Leerling/Groep, Type, Lesduur (uur), Voorbereiding (uur), Locatie, Status, Pakket en Opmerkingen.

Als je bijvoorbeeld een opdrachtgever hebt die alleen de datum, leerlingnaam en duur nodig heeft, zet je de rest uit en sleep je de kolommen in de gewenste volgorde. De volgende keer dat je een rapport genereert voor deze opdrachtgever, worden die instellingen automatisch toegepast — ook op de PDF en CSV.

Exporteren

CSV-export

Klik op Exporteren → CSV om het rapport als CSV-bestand te downloaden. Dit kun je openen in Excel of Google Sheets en gebruiken als basis voor je factuur.

PDF-export

Klik op Exporteren → PDF om een nette PDF te genereren. Als je bedrijfsgegevens en logo hebt ingesteld (via Instellingen → Bedrijfsgegevens), worden deze automatisch op de PDF getoond.

Tips voor je maandelijkse workflow

Een typische maandafsluiting in Cadens ziet er zo uit:

1. Einde van de maand: loop je lessen van de afgelopen maand na en zorg dat alles op "gedaan" of "geannuleerd" staat
2. Rapportage openen: selecteer de maand en je eerste opdrachtgever
3. Controleren: klopt het aantal lessen? Zijn er nog lessen die je vergeten bent af te vinken?
4. Exporteren: download de CSV of PDF
5. Factureren: gebruik het rapport als basis voor je factuur in je eigen boekhoudprogramma
6. Herhalen voor elke opdrachtgever

Volgende stap

Je kent nu de basis van Cadens. In de volgende pagina stellen we de instellingen in — schooljaren, vakanties, integraties en meer.